Tugas Microsoft Acces

Membuat Program Dengan
Microsoft Acces


PT. RIAK MURNI akan menyelesaikan pembayaran honorarium karyawannya dengan program data base, dalam hal ini dengan paket Microsoft Access.

Dalam penyelesaian yang berhubungan dengan pembayaran honorarium tersebut dibagi dalam urutan sebagai berikut:

Definisi masalah
Input data terdiri dari:
DATA_KARYAWAN

Nama field Type Size
NIP NIP Text 5 Primary Key
NAMA NAMA Text 25
GOLONGAN GOL Text 1
MENIKAH MENIKAH Text 1
JENIS KELAMIN JENKEL Text 1
JUMLAH ANAK JUNAK Number

DATA_GAJI

GOL
GAPOK
TUNJAB
UTRANS
1
800.000
300.000
100.000
2
1.000.000
500.000
250.000
3
1.400.000
700.000
400.000
4
2.000.000
900.000
800.000

* Ket: GAPOK adalah nama field dari GAJI POKOK
TUNJAB adalah nama field dari TUNJANGAN JABATAN
UTRANS adalah nama field dari UANG TRANSPORT

Proses :
- Jika JENIS KELAMIN = ”L” dan MENIKAH = ”Y” mendapat TUNJANGAN
KELUARGA (TUNKEL) Rp. 500.000
- TUNJANGAN ANAK (TUNAK) adalah Rp. 100.000 per anak dengan maksimal 3
anak yang mendapat tunjangan

Perintah menjalankan program Microsoft Access
- Klik Start
- Pilih Program
- Klik Microsoft Access

Membuka data base baru
- Klik Blank Database Access
- Klik OK

Pada kotak Save in , bila merekam ke dik A maka klik tanda segitiganya, lalu klik 3 ½ Floppy A.
Atau tetap pada My document untuk merekam ke harddisk

Pada kotak file name, tulis nama filenya, yaitu : RIAK_MURNI, lalu klik Create

Jika ingin meneruskan/memperbaiki program, gunakan perintah OPEN jangan perintah CREATE.




Analisa kondisi dan aksi
Kasus ini membutuhkan beberapa buah file berdasarkan perintah kerja program, yaitu:
Tables yang merupakan file data, yaitu:
- DATA_KARYAWAN berisi data-data karyawan PT. RIAK MURNI
- DATA_GAJI berisi daftar gaji pokok dan tunjangan
Queries yang merupakan file untuk menghitung data, yaitu:
- HITUNG_GAJI untuk menghitung honorarium setiap karyawan



Forms merupakan penampilan layar komputer, yaitu:
- MENU_UTAMA merupakan tampilan menu paling awal program
- F_DATA merupakan tampilan untuk memasukkan data karyawan
- F_SLIP merupakan tampilan menu mencetak data slip gaji
- F_LAPORAN merupakan tampilan menu untuk mencetak rekapitulasi
Reports merupakan file untuk mencetak hasil ke kertas maupun di layar komputer, yaitu:
- R_SLIP untuk mencetak slip gaji per karyawan
- R_LAPORAN untuk mencetak rekapitulasi seluruh honorarium karyawan
Macros merupakan file untuk menggabungkan seluruh pelaksanaan program tersebut, yaitu:
- MENU adalah file untuk menjalankan seluruh program di atas.

Realisasi sistem

A. Membuat tabel data karyawan
Bagian ini untuk menyimpan variable, tipe dan property lainnya dari suatu data.
- Klik tab Tables
- Klik New
- Klik Design View
- Klik OK



Rekam dengan nama tabel DATA_KARYAWAN


- Klik File
- Klik Save
- Tulis nama tabel DATA_KARYAWAN
- Klik OK

Untuk menutupnya:
- Klik File
- Klik Close


Membuat tabel data gaji
- Klik tab Tables
- Klik New
- Klik Design View
- Klik OK





Rekam tabel dengan nama DATA_GAJI
- Klik File
- Klik Save
- Tulis nama tabel DATA_GAJI
- Klik OK
Untuk file DATA_GAJI jangan membuat Primary Key, jadi jawab NO pada pertanyaan tentang primary key.

Untuk menutupnya:
- Klik File
- Klik Close

Isikan tabel DATA_GAJI
- Klik DATA_GAJI
- Klik Open


Rekam tabel :
- Klik File
- Klik Save

Untuk menutupnya:
- Klik File
- Klik Close


B. Membuat Query
Bagian ini digunakan untuk menyimpan perhitungan atau rumus suatu program.
- Klik tab Queries
- Klik New
- Klik Design View
- Klik OK




- Klik DATA_KARYAWAN
- Klik Add
- Klik DATA_GAJI
- Klik Add
- Klik Close

Buat relasi antar DATA_KARYAWAN dengan DATA_GAJI
- Klik GOL pada DATA_KARYAWAN
- Tahan dan geser ke GOL pada DATA_GAJI




- Untuk mengisi field, klik 2x pada NIP, NAMA, GOL, MENIKAH, JENKEL, JUNAK, GAPOK, TUNJAB, dan UTRANS

- Ketik rumus pada TUNJANGAN KELUARGA:
TUNKEL:IIF(JENKEL=”L”,IIF(MENIKAH=”Y”,500000,0),0)
- Ketik rumus pada TUNJANGAN ANAK:
TUNAK:IIF(JENKEL=”L”,IIF(MENIKAH=”Y”,IIF(JUNAK>3,3,JUNAK),0),0)*100000
- Ketik rumus DIBAYAR:
DIBAYAR:GAPOK+TUNJAB+UTRANS+TUNKEL+TUNAK





Merekam :
- Klik File
- Klik Save
- Tulis nama queri HITUNG_GAJI
- Klik OK

Menutup :
- Klik File
- Klik Close


C. Membuat Form
Bagian ini merupakan penampilan layar komputer dari suatu program dan berhubungan langsung dengan pemakai komputer.
Sehingga penampilannya dibuat sebagus-bagusnya agar pemakai (user) menyukainya program tersebut dan tidak membosankan.

- Klik tab Forms
- Klik Design View
- Pada kotak Choose the table or queri, klik tanda segitiga lalu klik
DATA_KARYAWAN
- Klik Ok



Pada tampilan perintah Form terdapat kotak tabel yang berisi nama-nama field dari form yang akan dibuat, dan kotak perintah toolbox untuk memberikan variasi dari perintah-perintah form
Misalnya:
a. Label Aa untuk menulis suatu teks
b. Text box ab untuk membuat kotak isian data, misalnya data tanggal atau jam
c. Combo box untuk menyiapkan suatu isian data
d. Command button untuk membuat suatu kotak perintah

Kedua kotak dapat ditutup atau digeser dengan mouse.


- Untuk membuat judul, gunakan Label dari toolbox
- Klik NIP lalu bawa ke layout komputer, dan lepas mousenya
- Klik NAMA lalu bawa ke layout komputer dan lepas mousenya
- Gunakan perintah Combo box, untuk menyiapkan isian GOLONGAN (isinya 1,2,3,4 ), JENIS KELAMIN (isinya L,P) dan MENIKAH (isinya Y/T)
- Gunakan perintah Command Button, untuk membuat kotak perintah TAMBAH DATA,
HAPUS DATA, SIMPAN DATA, CARI DATA, dan KEMBALI


Untuk melihat hasil (preveuw) : Klik View lalu Form View
Untuk kembali mendisain form : Klik View lalu Design View


Merekam:
- Klik file
- Klik Save
- Tulis nama form F_DATA

Menutup form:
- Klik file
- Klik Close

Langkah perintah Combo box:
- Klik Combo box
- Buat kotak pada layout
- Klik I will type in the value that I want
- Klik Next
- Buat pada kotak Column isian untuk GOLONGAN, yaitu 1,2, 3,4


- Klik Next
- Klik tanda segitiga pada kotak Store that value in this field, lau klik GOL
- Klik Next
- Tulis GOLONGAN sebagai teksnya
- Klik Finish

Langkah perintah untuk Command button:

Command button digunakan untuk membuat kotak perintah pada TAMBAH DATA, HAPUS DATA, SIMPAN DATA, CARI DATA, dan KEMBALI.

Cara membuatnya untuk kotak perintah TAMBAH DATA
- Klik Command button
- Buat kotak secukupnya pada layout komputer
- Pada Categories klik Record Operation
- Pada Actions klik Add New Record
- Klik Next


- Klik text, dan tulis &TAMBAH DATA
- Klik Next
- Pada name button tulis TAMBAH DATA
- Klik Finish

Ulangi untuk kotak perintah yang lainnya dengan cara yang sama pada HAPUS DATA, SIMPAN DATA, CARI DATA dan KEMBALI
Dengan tabel Categories dan Actions di bawah ini

TOMBOL
CATEGORIES
ACTIONS
TEXT
Hapus
Record Operation
Delete Record
&HAPUS DATA
Simpan
Record Operation
Save Record
&SIMPAN DATA
Cari
Record Navigation
Find Record
&CARI DATA
Kembali
Form Operation
Close Form
&KEMBALI


Setelah selesai rekam dengan nama form F_DATA lalu tutup.

Isikan data di bawah ini :
- Klik F_DATA
- Klik Open

NIP NAMA GOL MENIKAH JENIS KELAMIN JML ANAK
95001 SANTOSO 3 Y L 4
95002 ABDULLAH 2 Y L 2
95003 MAYANGSARI 4 Y P 1
96004 LUSIATI 2 N P 0
96005 ERWIN HUTABARAT 1 Y L 1
96006 INTAN MELATI 2 N P 0
96007 ARDI KUSUMA 3 Y L 3
97008 SANDI NAYOAN 2 Y L 2
97009 RITA SUSANTI 2 N P 0
98010 ACHYAR RAHIM 3 N L 0
98011 PRIANTO 1 Y L 1
98012 DIANA SARI 2 N P 0

Setelah selesai klik kotak perintah KEMBALI

D. Membuat REPORT

Bagian ini merupakan perintah untuk membuat tampilan hasil cetak baik di kertas maupun pada layar. Sehingga kita membutuhkan 2 buah file, yaitu untuk mencetak SLIP GAJI setiap karyawan dengan nama file R_SLIP dan untuk mencetak seluruh gaji karyawan dengan nama file R_LAPORAN.

a.Membuat SLIP GAJI
- Klik tab REPORTS
- Klik New
- Klik Report Wizard
- Pada kotak Choose the table or query, klik tanda segitiga lalu pilih
HITUNG_GAJI
- Klik Ok



- Klik kotak >> untuk memindahkan seluruh field data
- Klik Next


- Klik Next
- Pada kotak perintah Sort/Urutkan data, tulis NIP (data terurut berdasarkan NIP)
- Klik Next
- Klik Columnar pada perintah Layout
- Klik Next
- Klik Corporate pada perintah Style
- Klik Next
- Tulis: R_SLIP
- Klik Finish
- Melalui klik Design atur judulnya dan sub judul dari data
- Setelah selesai klik ikon: File - Save
- Untuk keluar klik : File - Close


b. Membuat LAPORAN GAJI
- Klik tab REPORTS
- Klik New
- Klik Report Wizard
- Pada kotak Choose the table or query, klik tanda segitiga lalu pilih
HITUNG_GAJI
- Klik Ok
- Klik kotak >> untuk memindahkan seluruh field data
- Klik Next
- Untuk Group laporan adalah berdasarkan GOLONGAN, klik GOL, lalu klik kotak >
- Klik Next


- Pada kotak perintah Sort/Urutkan data, tulis NIP
- Klik kotak Summary Option untuk menjumlahkan (SUM) pada field GAPOK, TUNJAB, UTRANS, TUNKEL, TUNAK dan DIBAYAR
- Klik OK



- Klik Next
- Klik Align Left 1 pada perintah Layout, dan Landscape, untuk cetak miring
- Klik Next
- Klik Corporate pada perintah Style
- Klik Next
- Tulis: R_LAPORAN
- Klik Finish

Melalui perintah Design atur judulnya dan sub judul dari data
Setelah selesai klik ikon: File - Save untuk merekam
Untuk keluar klik : File - Close


Membuat tampilan Form tambahan
a. Menu Cetak Slip Gaji dengan nama file F_SLIP


- Klik tab Forms
- Klik Design View
- Klik OK
- Gunakan dari Toolbox, perintah Label untuk membuat judul
- Gunakan perintah Command button untuk membuat kotak perintah

- Klik Comamnd Button dari Toolbox
- Buat kotak secukupnya

TOMBOL
CATEGORIES
ACTION
TEXT
Cetak ke layar
Report Operation
Preview Report
CETAK KE &LAYAR
Cetak ke printer
Report Operation
Print Report
CETAK KE &PRINTER
Kembali
Form Operation
Close Form
&KEMBALI

- Klik Next
- Klik R_SLIP
- Klik Next
- Klik textnya
- Klik Finish
- Ulangi perintah untuk kotak CETAK KE PRINTER dan KEMBALI
- Rekam dengan nama F_SLIP dengan klik : File - Save
- Untuk keluar gunakan klik : File - Close




Membuat menu yang sama untuk file F_LAPORAN


- Klik tab Forms
- Klik Design View
- Klik OK
- Gunakan dari Toolbox, perintah Label untuk membuat judul
- Gunakan perintah Command button untuk membuat kotak perintah

- Klik Comamnd Button dari Toolbox
- Buat kotak secukupnya

TOMBOL
CATEGORIES
ACTION
TEXT
Cetak ke layar
Report Operation
Preview Report
CETAK KE &LAYAR
Cetak ke printer
Report Operation
Print Report
CETAK KE &PRINTER
Kembali
Form Operation
Close Form
&KEMBALI

- Klik Next
- Klik R_LAPORAN
- Klik Next
- Klik textnya
- Klik Finish
- Ulangi perintah untuk kotak perintah CETAK KE PRINTER dan KEMBALI
- Rekam dengan nama F_LAPORAN dengan klik : File - Save
- Untuk keluar gunakan klik : File - Close


E. MACRO

Bagian ini yang akan menghubungkan seluruh beberapa perintah Form, Report, Query dan Table dengan nama file MENU

- Klik tab Macros
- Klik New


- Klik File - Save, lalu tulis nama file: MENU
- Klik File - Close untuk keluar dari perintah macros



Terakhir adalah membuat menu utama sebagai awal pembukaan program dengan nama file MENU_UTAMA


Berbeda dengan perintah sebelumnya pada Command Button :
pada kotak perintah DATA KARYAWAN :
- Klik Command Button dari Toolbox
- Klik Cancel
- Tulis teksnya langsung pada kotak
- Enter
- Klik tombol mouse sebelah kanan
- Klik Properties
- Klik Event
- Klik On click
- Klik tanda segitiga lalu klik MENU.DATA
- Klik tanda X untuk menutup
-
Pada kotak CETAK SLIP GAJI, on clik pada MENU.R_SLIP
Pada kotak CETAK SLIP GAJI, on clik pada MENU.R_LAPORAN

Pada kotak KELUAR dengan Categories : APLICATION
Actions : QUIT APLICATION

Klik perintah File – Save dan tulis nama file: MENU_UTAMA
Klik perintah File – Close untuk menutup file

Menjalankan program aplikasi dengan Microsoft Access
Klik Forms
Klik MENU_UTAMA
Klik Open
=Selamat Bekerja=